De ce să faci poze de profil membrilor sălii tale de fitness

Una dintre cele mai simple metode de validare a accesului membrilor în sala de fitness este cu ajutorul pozelor de profil. Indiferent de metoda de check-in pe care o utilizezi în club, este util să ai în sistemul de gestiune și poza fiecărui membru cu abonament activ sau pachete de servicii active.

Până la urmă, dacă echipa de la recepție nu cunoaște foarte bine fiecare membru în parte, orice persoană se poate prezenta la sală cu cardul de membru sau brățara unui alt membru.

Deși este posibil ca nu toată lumea să își dorească să i se facă poză, acest aspect este important atât pentru afacerea ta, cât și pentru siguranța celorlalți membrii. De aceea trebuie să impui acest aspect fiecărui membru cu abonament activ. Atâta timp cât vei gestiona corect aceste imagini, nu vei avea probleme din punct de vedere al GDPR-ului

De ce trebuie să faci poze membrilor

Foarte simplu: ca să te asiguri că știi exact cine intră în clubul tău de fitness și pentru a evita frauda. Dacă nu ai un sistem de control acces bazat pe amprentă sau scanarea retinei ori a feței, echipa ta de la recepție trebuie să identifice corect fiecare persoană care intră în club.

În caz contrar, orice membru își poate împrumuta cardul tuturor cunoscuților pentru a intra la sală, iar cei de la recepție nu au cum să-și dea seama, dacă nu îl cunosc personal pe respectivul membru. În schimb, dacă cei de la recepție au acces la poza membrului atunci când acesta își face check-in, vor putea confirma imediat identitatea persoanei.

Acest mod de validare a accesului este, nu doar foarte simplu de implementat, ci este și mai economic.

Dacă o persoană străină folosește abonamentul unui alt membru, acest lucru nu este doar o pierdere financiară pentru sala ta de fitness, ci și o problemă de securitate. În cazul în care persoana respectivă provoacă un incident, nu va fi prea ușor să o identifici, din moment ce a intrat în club cu alt card de membru.

Cum să faci poză membrului

Cea mai simplă modalitate de a face poze membrilor este cu o cameră web legată la calculatorul de la recepție.

Ideal ar fi ca sistemul de gestiune al clubului să permită salvarea unei poze în profilul fiecărui membru. Astfel, atunci când un membru își face check-in, profilul acestuia să se deschidă automat și astfel recepționistul să vadă poza pe loc, fără a pierde timp cu căutarea imaginii. În acest fel, procesul de check-in nu ar fi mai dificil și nici nu ar dura mai mult.

Totodată, este important ca atunci când recepționerul face poză membrului, să-i explice motivul pentru care are nevoie de poză. Sub nicio formă nu ar trebui să facă poza fără ca membrul să știe de asta. Dacă i se va explica membrului că poza este necesară pentru a-i valida accesul și a se asigura că el este cel care utilizează cardul de membru nu ar trebuie să fie probleme. În plus, acest sistem este și pentru protecția sa, deoarece în acest mod, clubul știe tot timpul cine a intrat în sală și nu au acces persoane necunoscute.

Ce reguli trebuie să respecți când faci poze membrilor

Pozele membrilor sunt considerate date cu caracter personal, așadar este important să respecți normele GDPR și în acest caz.

În primul rând este bine să treci în contractul de membru o clauză potrivit căruia membrii trebuie să accepte să li se facă poză, dar clubul nu va utiliza poza respectivă în alte scopuri fără consimțământul membrului.

Argumentul legal este că poza este un set de date cu caracter personal fără de care tu, ca sală de fitness, nu îi poți oferi membrului serviciile achiziționate.

Asta înseamnă că poți salva poza membrului în profil, astfel încât cei de la recepție să-i poată verifica identitatea când vine la sală. Dar, sub nicio formă nu ai voie să publici poza respectivă pe paginile de socializare, pe website sau în alte locuri online sau offline, dacă membrul nu și-a dat consimțământul expres pentru asta.

De asemenea, este bine să explici toate aceste aspecte, în detaliu, membrilor care nu doresc să li se facă poză.

Nu uita să ștergi pozele membrilor care nu mai vin la sală

Regulamentul pentru protecția datelor cu caracter personal spune că nu ai voie să stochezi date cu caracter personal de care nu ai nevoie. Asta înseamnă că, în cazul unei persoane căruia i-a expirat abonamentul și nu a mai achiziționat niciun alt serviciu, nu ai motiv să continui să-i salvezi poza de profil. Așadar, nu uita să ștergi din baza de date pozele membrilor inactivi, care nu ți-au mai reînnoit abonamentul, astfel încât să nu încalci prevederile GDPR.

De exemplu, UPfit.cloud șterge automat pozele membrilor care nu mai au abonament activ, la 30 de zile de când au expirat.

Dacă nu ai avut timp să citești totul...

Deși poate părea un aspect neesențial, este foarte important să te asiguri că ai în baza de date o poză cu fiecare membru activ al clubului. Doar așa vei putea să confirmi identitatea celor care își fac check-in, dacă nu ai deja un sistem de control acces cu date biometrice.

În caz contrar, membrul își poate împrumuta cardul tuturor cunoscuților și astfel, afacerea ta poate pierde un potențial venit. În plus, siguranța celorlalți membrii este pusă în pericol, dacă în locație au acces persoane necunoscute.

Metoda cea mai simplă și economică, care rezolvă aceste dureri de cap, este de a avea câte o poză de profil cu fiecare membru. O astfel de poză se poate face foarte ușor cu o cameră web legată de calculatorul din recepție. Iar dacă respecți toate normele GDPR și introduci în contractul de membru o clauză în acest sens, nu vei avea niciun fel de probleme, chiar și atunci când membrii nu sunt prea încântați că li se face poză.