Echipa de recepție din sala tat de fitness

Cum să-ți gestionezi echipa de la recepție folosind Asana

Cum să-ți gestionezi echipa de la recepție folosind Asana
Articol scris de MIHAELA Articol publicat în 2024-01-16 4 minute pentru citire

Probabil te-ai confruntat măcar o dată cu probleme privind gestionarea eficientă a angajaților sălii de fitness, în special a echipei de la recepție. Știind cât de prețios este timpul pentru tine, acest articol îți vine în ajutor cu sugestii despre cum să-ți organizezi recepționerii în cel mai eficient mod posibil folosind Asana.

Acest soft de management este cel mai potrivit deoarece este ușor de utilizat și te ajută să economisești o grămadă de timp. Nu te îngrijora, îți voi explica absolut tot ce trebuie să știi despre Asana, iar ca bonus ți-am pregătit și un set de tips&tricks pentru a te bucura în întregime de eficiența acestui tool.

Ce este Asana?

Asana este un instrument destinat organizării proiectelor, sarcinilor și a colaborării în echipă. Acest tool le va permite angajaților sălii tale de fitness să creeze proiecte, să aloce sarcini membrilor echipei și să stabilească termenele limită.

Interfața acestui soft este user-friendly, adică este ușor de utilizat de către recepționerii sălii tale de fitness.

Vei observa că acest instrument se integrează cu alte aplicații și servicii, cum ar fi e-mailul, calendarele și alte instrumente de productivitate, oferindu-ți posibilitatea de a personaliza această experiență.
Funcționalitățile programului Asana se bazează pe:
  • crearea de sarcini
  • stabilirea termenelor limită
  • atribuirea sarcinilor pentru membrii echipei
  • vizualizarea progresului în diferite formate (liste, tabele, calendare)
  • permite angajaților să colaboreze între ei
Cum să începi să folosești Asana

Primul pas pe care trebuie să-l faci este să deschizi site-ul oficial Asana, apăsând aici >> Asana

Pentru început ai putea să folosești varianta gratuită, însă aceasta este valabilă doar pentru o persoană. Așa vei putea testa softul să vezi despre ce este vorba și dacă ți se potrivește. Mai apoi vei putea implementa Asana pentru întreaga echipă, contra cost. Aici ai toate detaliile de care ai nevoie legate de prețurile softului>> Preț Asana

Următorul pas este să îți creezi un cont. Aici vei avea nevoie de o adresă de e-mail. 

După ce ai introdus adresa de e-mail, vei primi un mail de confirmare. 

Acum trebuie să introduci datele pentru crearea unui cont. Vei completa cu numele tău și îți vei alege o parolă. Ai foarte mare grijă aici să nu o uiți, dar nici să nu o notezi undeva la vedere.

Vei observa că aplicația te va întreba care sunt obiectivele pe care ți le-ai propus în Asana, iar în cazul în care nu știi poți opta pentru varianta în care încă nu ești sigur, pe care o găsești în partea de jos. 

Implementarea softului Asana în sala ta fitness

După ce ai terminat etapa de creare de cont în Asana, vei putea trece la treabă și să începi să “te joci” puțin cu acest soft.

Astfel, vei putea începe să-ți adaugi membrii echipei - odată ce contul este activat, poți adăuga membrii echipei de la recepție cu adresele lor de e-mail. Aceștia vor primi invitații pentru a se alătura contului tău din Asana.

Următorul pas este să îți creezi proiectele – începe prin a crea câteva proiecte inițiale în genul “task-uri zilnice” sau ”ziua porților deschise”. După aceea adaugă sarcinile și atribui-le membrilor din echipă. Nu uita faptul că fiecare sarcină are câte un termen limită și detalii specifice. Aici poți include informații relevante care să îl ajute pe recepționer.

În momentul în care vei dori să creezi mai multe proiecte, Asana ar trebui să arate așa:

Asana mai are o funcționalitate extrem de benefică pentru echipa ta privind raportarea și partajarea rezultatelor. Practic, Asana îți permite să împărtășești progresul unui proiect și actualizările sale împreună cu ceilalți membri. În acest fel, te asiguri că toată lumea este informată despre statusul proiectului.

Lista cu atribuțiile recepționerilor

 

1. Comunicare și asistență pentru membri: răspunderea la întrebări și oferirea de informații despre serviciile sălii, rezolvarea problemelor membrilor și asigurarea suportului necesar, transmiterea feedback-ului membrilor către management

2. Administrarea stocurilor produse: task-uri pentru plasarea comenzilor pentru reînnoirea stocurilor de produse

3. Mentenanță și curățenie: monitorizarea stării echipamentelor și raportarea problemelor, organizarea programului de curățenie și verificarea îndeplinirii acestuia, raportarea problemelor de întreținere și urmărirea rezolvării lor în Asana

4. Comunicare internă și raportare: participarea la ședințe regulate cu echipa și managementul, raportarea activităților zilnice și problemele întâmpinate în Asana,  actualizarea regulată a stării sarcinilor în Asana

5. Urgențe și siguranță: cunoașterea procedurilor de urgență și a primului ajutor, asigurarea conformității cu normele de siguranță și sănătate

6. Activitatea zilnică a recepției: taks-uri care se repetă zilnic, săptămânal au lunar în activitatea recepționerilor, precum închiderea de zi.

Vânzare abonamente online

Cum să organizezi activitatea sălii de fitness în Asana

Este foarte important ca proiectele tale să fie cât mai bine organizate pentru ca munca să decurgă lin și fără prea multe piedici.

Astfel, odată ce ai terminat de creat un proiect, de exemplu “Activitatea recepției”, grupează sarcinile pe secțiuni, cum ar fi: termenul limită, etapa de lucru, intervalul de timp, tipul de sarcină. Este foarte important ca responsabilitățile să fie cât se poate de clare. Cum poți face asta? Simplu: atribui sarcini și le pui dată scadentă. De exemplu: sarcina “campanie An Nou” atribuită angajatului X, cu data scadentă în 10 decembrie.

Având în vedere că proiectul este unul de dimensiune mare, îi vei putea atribui subsarcini, adică vor exista mai multe taskuri, pentru mai mulți angajați.

Cum să creezi un task eficient

Pentru a crea un task procesul este unul foarte simplu:
1. apasă pe semnul de + din bara de sus
2. alegi un proiect și apeși pe “Add task”
3. la final apasă pe semnul de “+” 

Adaugă descrieri clare

Când un responsabil sau un colaborator vede o sarcină pentru prima dată, ar trebui să înțeleagă despre ce este sarcina și ce se așteaptă de la el pe baza titlului și a descrierii. Un titlu eficient ar fi „Întocmire document cu datele membrilor noi din această lună” versus „Date membri noi”. Descrierea sarcinii trebuie să ofere persoanei desemnate toate informațiile de care are nevoie pentru a finaliza sarcina.

Stabilirea datei limite

Sarcinile trebuie să aibă o dată limită pentru ca totul să fie în grafic și să nu te trezești cu planurile date peste cap. Poți să adaugi o dată de începere pentru a specifica când ar trebui să înceapă lucrarea.

În cazul în care o dată scadentă trebuie schimbată, cel mai bine este să lași un comentariu la sarcina respectivă și să menționați persoana responsabilă “@numepersonăresponsabilă” în care să anunți că data a fost amânată.

Utilizarea șabloanelor de sarcini

Prin utilizarea șabloanelor de sarcini poți configura rapid aceleași sarcini în mod repetat, fără a începe de la zero. Poți converti task-urile existente în șabloane sau poți crea altele noi pentru a economisi timp. Iată cum poți converti o sarcină într-un șablon:

  • apasă pe pictograma cu 3 puncte
  • alege “convert task to template”

Pentru a adăuga un șablon trebuie să:

  • apeși pe “customize” din bara de instrumente a șablonului
  • apoi apasă pe “add template”

Tips & tricks pentru utilizarea programului Asana

Așa cum ți-am promis la începutul acestui articol, mai jos ți-am pregătit o listă care să-ți fie de folos, cu cele mai folositoare funcții din Asana:

  • etichetele/categoriile: folosește-te de etichete/categorii pentru a organiza sarcinile și pentru a le găsi mult mai ușor
    receptie sala fitness
  • utilizează deadline-urile: asigură-te că fiecare sarcină are un termen limită și că se ține cont de acesta
    receptioner sala fitness

 

  • actualizări regulate: încurajează-ți echipa să-și actualizeze mereu starea sarcinilor pentru a ține la curent pe toată lumea cu progresul task-ului
    receptiesala fitness
  • comentariile: utilizează secțiunea de comentarii pentru a clarifica detaliile sarcinilor și pentru a păstra conversațiile relevante în contextul sarcinii respective
    pot receptioner sala fitness

  • aplicația mobilă: instalează-ți și aplicația mobilă pentru a putea accesa proiectele de oriunde ai fi

receptie sala finess

Așadar, Asana este un instrument extrem de valoros pentru a aduce eficiență și claritate în gestionarea echipei de recepție din sala ta de fitness. Prin integrarea acestui tool, vei putea economisi timp prețios, îmbunătăți comunicarea în echipă și asigura o gestionare fluidă a activităților zilnice.

manual recrutare receptiioner



MIHAELA
MIHAELA

Mihaela este cel mai sociabil membru al echipei UPfit și adoră să afle lucruri noi de la oameni. Tocmai de aceea a ales o carieră în customer support. Este de părere că această activitate trebuie să fie mai mult decât un răspuns la o problemă, trebuie să preîntâmpine orice provocare cu care un client s-ar putea confrunta. De aceea, preferă să facă customer care și nu support. Și tocmai de aceea, ea este și preferata tuturor clienților noștri.

Fitness Business Romania
Fitness Business Romania

Te interesează articole similare? Ți se pare interesant subiectul? Atunci trebuie să te abonezi la newsletterul nostru.

În fiecare săptămână primești pe email un sumar cu principalele noutăți și sfaturi relevante pentru activitatea clubului tău de fitness.

Echipa noastră strânge articole utile care credem că te ajută în dezvoltarea businessului tău - management, leadership, dezvoltarea echipei, sfaturi din industrie, interviuri și multe alte lucruri interesante de citit.

Înscrie-te acum
Ghid de vânzări pentru săli de fitness: cum să crești vânzările cu tehnici de upsale și cross-sale
thumb
Cei cu experiență în vânzări, indiferent de industrie, știu un secret – este mult mai simplu să vinzi unui client existent, decât unuia nou. E drept, această strategie nu este tocmai un secret. De fapt există o mulțime de studii și statistici ce confirmă acest aspect.
Descarcă gratuit

Te chinui să crești numărul de membri pentru clubul tău de fitness?

Există un mod mai simplu pentru a-ți crește numărul de membrii! Comunică eficient cu ei prin emailuri automate, oferă-le posibilitatea să își cumpere online abonament, încântă-i cu o aplicație de mobil profesionistă și un cont online de membru, surprinde-i prin serviciile rapide de la recepția clubului.

Cu UPfit.cloud totul se rezolvă rapid și poți începe să te bucuri de rezultate în doar câteva zile. Descoperă avantajele într-un demo de 20 minute.


CERE DEMO

Îți recomandăm să citești și...

Ce înseamnă un plan marketing și de ce ai nevoie de unul pentru sala ta de fitness

Te-ai săturat să te întrebi în fiecare zi ”Ce să postez azi pe pagina de Facebook a clubului?” Ei bine, pentru a scăpa de această întrebare enervantă, dar și pentru a avea o strategie de marketing ce denotă profesionalism și aduce vânzări, trebuie mai întâi să ai un plan de marketing.

Read More

Cum să-ți alegi corect angajații din sala ta de fitness

Descoperă cum să alegi cei mai potriviți angajați pentru sala ta de fitness și să construiești o echipă care să aducă succesul afacerii tale. Pune în aplicare sfaturile din acest articol și vezi cum dau roade. 

Read More

Cum să comunici cu membrii în situații de criză

Modul în care comunici cu clienții sau membrii într-o situație delicată contează enorm pentru felul în care respectivii clienți sau membri vor percepe brandul tău ulterior. De aceea trebuie să ai un plan bine pus la punct.

Read More

Ghiduri gratuite pentru clubul tău de fitness

Am pregătit mai multe ghiduri care te ajută să îți dezvolți clubul tău de fitness: sfaturi pentru creșterea vânzărilor, managementul lead-urilor, optimizarea promovării online a clubului, implementarea unui program de corporate și multe altele. Sunt zeci de ghiduri și e-books cu informații și idei utile pentru cluburile de fitness ambițioase, care își doresc să se folosească de toate uneltele disponibile pentru a-și crește afacerea și numărul de membri.

Vezi toate ghidurile

Ghiduri gratuite pentru clubul tău de fitness
Software performant pentru rezultate excelente

Software adaptat exact nevoilor activității din sala ta

Fiecare club de fitness este unic, de aceea UPfit.cloud oferă diverse servicii, unelte și funcționalități care să se potrivească perfect afacerii tale.

Indiferent de specificul sălii sau clubului tău, UPfit.cloud se poate customiza astfel încât totul să fie ușor pentru echipa ta și simplu pentru membrii.

service

Sală de forță (GYM)

Descoperă beneficiile
service

Sală de aerobic

Descoperă beneficiile
service

Sală de fitness

Descoperă beneficiile
service

Studio de Pilates

Descoperă beneficiile
service

Lanț cluburi de fitness

Descoperă beneficiile