7 soluții digitale care îți oferă mai mult control asupra clubului tău de fitness

Atunci când ai un club de fitness sau administrezi unul, ai o mulțime de responsabilități și trebuie să iei mereu decizii pe loc despre orice aspect legat de această afacere. Suna familiar nu-i așa?

Ei bine, una dintre principalele nemulțumiri pe care clienții noștri o aveau atunci când discutam prima dată cu ei era faptul că nu aveau control asupra tuturor operațiunilor, mai ales asupra celor realizate la recepție.

Mai exact, control asupra vânzărilor și asupra modului în care intrau membrii în club. Nu de puține ori se confruntau cu situații în care persoane profitau de neatenția recepției pentru a intra în sală fără un abonament valid.

Totodată, volumul de muncă de la recepție era deseori prea mare și atunci angajații făceau greșeli, care uneori puteau avea consecințe asupra afacerii și a profitului acesteia. De exemplu, uitau să fiscalizeze o vânzare sau completau greșit diverse formulare în softul de gestiune.

Există un balans fin între cum să îți supraveghezi echipa fără să devii un gardian care îi verifică constant. Sunt convins că nici angajații tăi nu se simt foarte confortabil, dacă tu sau un alt manager stă peste umărul lor constant și le verifică fiecare acțiune.

Dar asta nu înseamnă că nu trebuie să știi tot ce se întâmplă în clubul tău. Până la urmă este afacerea ta și cu siguranță sursa ta de venit, astfel încât este critic să știi tot ce se întâmplă.

Ei bine, pentru a nu fi nevoit să stai non stop în club și să-ți faci echipa să simtă că nu ai încredere în ea, poți apela la diverse soluții digitale care te vor ajuta să ai mai mult control asupra sălii tale de fitness, fără a încurca activitatea angajaților tăi.

Presupun că nu mai trebuie să-ți explic de ce o sală de fitness adevărată nu se poate gestiona cu tabele în xl. Un soft de gestiune este esențial în orice afacere, cu atât mai mult în organizarea coerentă a unui club de fitness.

Totodată, există diverse soluții digitale integrate în softuri de gestiune care te ajută să păstrezi controlul asupra clubului tău de fitness, chiar și de la distanță.

Integrarea cu casa de marcat

Aceasta este una dintre cele mai simple funcționalități pe care orice soft de gestiune și vânzare o poate avea, dar are și un rol esențial.

Fiscalizarea oricărei vânzări este obligatorie prin lege așadar nu îți mai spun de ce este obligatoriu să emiți bon fiscal.

În schimb, o integrare cu casa de marcat a softului prin care vinzi abonamente, servicii și produse înseamnă că bonul fiscal se emite automat pe casa de marcat după ce salvezi noul abonament și confirmi plata. Iar echipa de la recepție nu mai trebuie să piardă vremea pentru a bate suma în casă.

Astfel, ești convins că absolut toate sumele se fiscalizează corect și poți urmări mai ușor încasările făcute.

Un alt beneficiu al acestei integrări este, bineînțeles, faptul că scurtează timpul necesar pentru a vinde un abonament sau serviciu, aspect pe care cu siguranță echipa ta îl va aprecia, la fel și membrii.

Vinde abonamente și servicii online

Dacă vrei să simplifici și mai mult procesul de vânzare, poți implementa un sistem de plăți online, astfel încât membrii să-și cumpere singuri abonamentele și serviciile.

În acest fel reduci și mai mult volumul de muncă al echipei tale și, în același timp, reduci posibilitatea vreunei erori.

Serviciile cumpărate online se fiscalizează automat, iar membrul își alege singur tipul de abonament și își completează tot singur datele personale.

Astfel, membrii au ocazia să cumpere abonamente sau servicii oricând, nu doar în timpul programului de funcționare, iar recepția nu mai pierde timpul cu aceste vânzări, care cu siguranță le ocupă mult timp.

Citește și: 5 pași pentru a începe să vinzi online abonamente la sala ta (și cum poți sări peste ei)

Diverse niveluri de permisii în softul de gestiune

Indiferent câte butoane sau secțiuni are softul tău de gestiune, este foarte important ca nu toți angajații tăi să aibă acces la absolut toate informațiile stocate în baza de date. Nu este neapărat o chestiune de neîncredere. Mai de grabă, această funcționalitate te asigură că niciunul dintre angajații tăi nu va modifica ceva într-o secțiune greșită.

Hai să luăm un exemplu. Dacă ai două cluburi, care ambele folosesc același soft de gestiune, cu o bază de date comună, este bine ca recepția de la un club să nu aibă acces la toate datele din celălalt club. Deoarece te vei trezi că un angajat din primul club a vândut un abonament în al doilea club sau a făcut din greșeală altă modificare în clubul la care nu lucrează.

În schimb, dacă fiecare dintre angajații tăi au acces numai la secțiunile necesare pentru activitatea lor, șansele de astfel de greșeli sunt extrem de reduse. Totodată, aceștia nu se vor încurca în diverse secțiuni și pagini, pentru că sunt siguri că accesează exact ce trebuie.

Istoric detaliat al operațiunilor

Cum reacționezi atunci când îți dai seama că unul dintre angajați a făcut o greșeală, dar nu știi cine? Îți confrunți întreaga echipă și forțezi persoana care a greșit să recunoască public? Nu spui nimic și speri să nu se mai repete? Lansezi un avertisment către întreaga echipă?

Ei bine, dacă ai la îndemână un istoric detaliat al tuturor operațiunilor realizate de fiecare angajat, toate aceste probleme se pot soluționa mult mai simplu. Asta pentru că știi imediat cine a greșit și poți discuta cu persoana respectivă în privat fără a crea tensiuni în echipă.

Totodată, ai ocazia să îi explici din nou cum funcționează diverse aspecte ale clubului tău și astfel te asiguri că nu va mai repeta acea greșeală.

Profil de membru cu poză

Cea mai simplă metodă de a controla cine intră în club și de a evita frauda este ca fiecare membru cu abonament activ să aibă un profil detaliat în softul de gestiune care să-i includă și poza.

Astfel, recepția poate confirma imediat nu doar dacă are abonament activ, ci și dacă persoana respectivă este titularul abonamentului.

În caz contrar, un membru își poate ”împrumuta” foarte ușor cardul de membru tuturor cunoscuților, iar tu vei rămâne cu profit pierdut.

În schimb, cu o poză de profil, acest lucru nu mai este posibil.

Citește și: De ce să faci poze de profil membrilor sălii tale de fitness

Sisteme de control acces

Dacă vrei să controlezi și mai bine accesul membrilor, atunci poți opta pentru un sistem de control acces.

Astfel, în funcție de tipul de sistem pe care îl alegi, membrul trece sau nu pe la recepție, pentru a i se confirma identitatea, iar apoi trece prin turnicheți sau porți automate, cu cardul de membru sau un cod QR într-o aplicație de mobil.

Cu acest sistem eviți și cazurile în care cei fără abonament profită de neatenția recepției pentru a intra direct în sală.

Totodată, un sistem de control acces oferă un sentiment de siguranță și membrilor, deoarece sunt siguri că au acces numai persoanele autorizate, adică membrii ale căror date personale le ai în baza de date.

Citește și: Beneficiile unui sistem de control acces pentru sala ta de fitness

Rapoarte detaliate în timp real

Dacă vrei să fii la curent cu tot ce se întâmplă în clubul tău, fie că petreci toată ziua acolo sau nu, ai nevoie de cât mai multe rapoarte.

Deși nimănui nu îi place să stea ore în șir cu ochii in xls-uri, aceste rapoarte sunt esențiale pentru a vedea exact stadiul afacerii tale. Doar așa poți lua decizii bazate pe informații și nu presupuneri.

La fel de important este să ai acces la toate datele în timp real și să nu fii nevoit să aștepți până a doua zi sau o anumită perioadă din lună pentru a vedea toate informațiile de care ai nevoie.

Având rapoarte despre vânzări, intrările în club, rezervări și participări la clase sau sesiunile cu antrenori personali, vei putea să-ți dai seama imediat care este rata de retenție, dacă membrii tăi renunță după prima lună, dacă un anumit produs se vinde mai bine, dacă o anumită clasă nu este preferată de membrii, care este cel mai popular antrenor sau dacă membrii preferă să vină la sală într-o anumită perioadă.

Aceste rapoarte trebuie să-ți răspundă la absolut orice întrebare ai avea despre sala ta de fitness. Altfel, trebuie să te bazezi pe impresiile tale și ale angajaților tăi, care nu întotdeauna sunt corecte.

În schimb cifrele nu mint și îți arată exact stadiul afacerii tale și care este potențialul de creștere.

 Alte resurse care te pot ajuta să ai mai mult control asupra sălii tale de fitness:

• 5 caracteristici pe care trebuie să le aibă un bun recepționist la o sală de fitness
• Ce întrebări să pui înainte să investești într-un soft de gestiune pentru sala ta de fitness
• 10 acțiuni pe care membrii ar trebui să le facă singuri, fără să depindă de recepția sălii de fitness
• Cum să vinzi produse la recepția sălii de fitness în câțiva pași simpli
• Cum poți face check-in-ul membrilor în sala ta de fitness
• Ce trebuie să conțină un profil de membru în softul de gestiune al sălii tale de fitness