Cum poți face check-in-ul membrilor în sala ta de fitness

Check-in-ul membrilor sau validarea accesului membrilor este operațiunea cea mai simplă și comună în orice sală de fitness. Acest lucru verifică dacă membrul are sau nu acces la sala de fitness sau la anumite servicii oferite de sala de fitness. Această operațiune nu este neapărat complexă, dar are o multitudine de variante care pot dura de la câteva secunde la minute în șir.

Din moment ce această operațiune de face atât de des, este important ca operatorul sau administratorul sălii de fitness să aleagă soluția cea mai simplă și rapidă, atât pentru membru, cât și pentru echipa de la recepția sălii, care face de fapt această operațiune.

Ce înseamnă operațiunea de check-in și de ce este importantă

Operațiunea de check-in a unui membru în sala de fitness are două părți: validarea accesului membrului în sală și înregistrarea vizitei lui.

Astfel, atunci când o persoană vine la sală, la recepție i se confirmă identitatea în baza de date, care conține informații despre abonamentul pe care l-a achiziționat. Dacă acel abonament oferă acces în sală în ziua și ora curentă, atunci i se face check-in-ul și membrul poate merge în sală.

De asemenea, ziua și ora vizitei se salvează în baza de date, în profilul de membru, atât din motive de securitate, cât și pentru a genera rapoarte utile referitor la numărul de membrii care își utilizează abonamentul și frecvența de utilizare. Aceste rapoarte pot foarte ușor să sublinieze diverse trenduri și să oglindească succesul afacerii. În plus, în funcție de numărul de check-in-uri făcute, poți identifica foarte repede membrii care nu își utilizează abonamentul și care sunt în pericol să renunțe.

Această operațiune este esențială deoarece în primul rând verifică dacă persoana care dorește să intre în sală a achiziționat un abonament care să-i permită acest lucru. Din moment ce principalul venit al oricărui club de fitness este vânzarea de abonamente, este extrem de important să te asiguri că nu există modalități de fraudă.

În acest sens este de reținut și faptul că un sistem de check-in ar trebui să valideze și identitatea persoanei care vine la sală. Acest lucru se poate face prin verificarea documentului de identitate, ceea ce poate fi problematic deoarece nu poți obliga pe cineva să se legitimeze, iar această operațiune poate dura și câteva minute la fiecare membru.

O modalitate mai simplă este să faci o poză fiecărui membru nou care se salvează în profilul de membru. Astfel, când i se face check-in sistemul afișează profilul membrului, iar recepționerul poate vedea exact dacă persoana care face check-in-ul este cea din poza din profil.

O a treia modalitate de identificare a membrului este utilizarea datelor biometrice, precum amprenta, recunoașterea irisului sau recunoașterea facială. Aceste sisteme sunt mult mai costisitoare, iar membri ar putea să refuze să ofere aceste date sensibile.

Cum se realizează check-in-ul membrilor în sala de fitness

De obicei, operațiunea de check-in al membrului se realizează printr-o căutare în baza de date, după nume, adresă de email sau număr de telefon. Majoritatea softurilor de gestiune a membrilor oferă doar acestă opțiune.

Acest procedeu nu este complicat, dar poate dura minute în șir, cât timp membrul dictează numele, adresa de email sau numărul de telefon și recepționerul îl completează. În anumite cazuri pot exista mai multe profile de membru cu aceleași date, ceea ce va lungi și mai mult porcesul.

Softurile de management sofisiticate oferă o modalitate mai simplă și mult mai rapidă de identificarea a membrului, pe baza unui cod unic. Acest cod unic poate fi codificat sub diverse forme, de la carduri de membru din plastic, la coduri QR generate de o aplicație sau prin sisteme RFID. Indiferent de metodă, în momentul în care cardul, aplicația sau brățara este scanată, sistemul de management al membrilor identifică rapid membrul în cauză și afișează dacă acesta are sau nu acces în sală.

În același timp îi salvează check-in-ul în profilul de membru (data, ora și metoda de check-in), astfel încât această informație este disponibilă ulterior.

O modalitate mai ”old-school” de a face această verificare este utilizarea unui document XLS în care sunt trecuți pe o listă toți membrii activi, cu tipul de abonament cumpărat și data la care le expiră abonamentul. Acest sistem este satisfăcător pentru o sală de fitness cu câteva zeci de membri, care nu are planuri să se dezvolte și să atragă mai mulți membri.

Având doar câțiva membrii, nu este greu să-i identifici pe listă și să confirmi că au voie să intre în sală. Pentru asta s-a inventat Ctrl+F! În schimb, acest sistem este predispus erorilor și încurcăturilor. Ce se întâmplă dacă ai doi membri cu același nume și prenume? Dar, dacă un angajat a trecut greșit tipul de abonament, numele membrului sau data la care expiră?

Aceleași riscuri sunt valabile și la gestionarea membrilor cu pixul pe hârtie, iar la acest sistem nu ai nici măcar funcționalitatea Ctrl+F.

Check-in cu card de membru

Cea mai simplă și des întâlnită metodă de check-in este cea cu cardul de membru. Este vorba despre un card din plastic, similar cu cel bancar, care de obicei poartă numele și logo-ul sălii de fitness, uneori și numele membrului. Aceste carduri pot fi cu bandă magnetică sau cu cod de bare și ambele tipuri au codificate codul unic de identificare al membrului.

În cazul cardurilor cu bandă magnetică, este necesar un cititor dedicat, cunoscut și sub numele de swiper. Fiecare card are un cod unic, codificat în banda magnetică, care se alocă în sistem membrului respectiv. Atunci când membrul vine la sală, cardul se trece prin cititor, sistemul citește codul de pe card și astfel identifică membrul în baza de date. Odată identificat, sistemul afișează informațiile acestuia, inclusiv poza și ce abonament activ are.

Cardurile de membru cu coduri de bare funcționează la fel. Singura diferență este că nu au bandă magnetică, ci un cod de bare tipărit direct pe card, la fel ca pe eticheta unui produs. Acel cod de bare se alocă în sistem membrului căruia îi aparține, iar recepția are nevoie de un cititor de coduri de bare pentru a citi cardul respectiv.

Marele avantaj la acest sistem este faptul că este unul relativ ușor de implementat, care nu necesită echipamente sofisticate. De asemenea, prețul unui card este neglijabil, dar poate deveni o investiție serioasă dacă membrii își pierd cardul constant. De asemenea, acest card este util și atunci când dulapurile de vestiar au cheie care trebuie predată la recepție. Cardurile se pot lăsa în locul cheii, iar dacă cineva pleacă acasă cu cheia, se scanează cardul uitat, pentru a identifica persoana.

Dezavantajul cardurilor este faptul că se pot deteriora ușor și de multe ori membrii îl pot pierde sau îl uită acasă. Din acest motiv, unele săli de fitness obligă membrii să plătească pentru cardul de membru atunci când își cumpără abonament pentru prima dată sau dacă l-au pierdut.

Check-in cu RFID

RFID înseamnă Radio-Frequency Identification adică identificare prin frecvență radio. Mai exact datele de identificare ale membrului de codifică pe un cip care poate fi înglobat într-un card similar cu cel descris mai sus sau într-o brățară de plastic. Cardul sau brățara se scanează cu ajutorul unui cititor RFID, iar sistemul primește codul unic codificat în cip și identifică astfel membrul în baza de date. Pentru a citi un cip RFID, cardul sau brățara trebuie doar apropiate de cititorul respectiv.

Avantajul la acest tip de check-in este faptul că membrul poate să-și facă singur check-in-ul și cititorul RFID poate să fie integrat într-un sistem de control acces, ce poate elimina necesitatea unei recepții. De asemenea, același card sau brățară cu RFID pot fi utilizate de membri în mai multe locuri.

De exemplu, cu același card sau brățară cu RFID membrul își poate face check-in, poate trece de turnicheții sistemului de control acces, poate bloca și debloca un dulap de vestiar și poate accesa zone unde accesul este restricționat în funcție de tipul de abonament. De exemplu, membru poate intra la piscină doar dacă are abonament ce include accesul la piscină.

Principalul dezavantaj al acestui sistem este costul implementării și faptul că majoritatea operațiunilor sunt făcute de membri, care nu tot timpul se descurcă. În plus, dacă check-in-ul cu RFID este integrat într-un sistem de control acces, cei de la recepție vor fi nevoiți să verifice identitatea membrului, din moment ce un card sau o brățară este ușor transmisibilă. La fel ca în cazul cardurilor cu bandă magnetică sau cod de bare, trebuie luat în considerare faptul că membrii își uită cardurile sau brățările acasă, le pot pierde sau le pot deteriora.

Check-in cu card de membru digital

Cardul de membru digital se află de obicei într-o aplicație de mobil integrată cu sistemul de gestiune al sălii de fitness ce are și baza de date a membrilor. Astfel, membrul își descarcă pe telefon aplicația și se autentifică cu datele unice generate de softul sălii de fitness. De obicei asta înseamnă adresa sa de email și un cod pin sau o parolă.

Pe baza acestor informații, aplicația deschide contul de membru al respectivei persoane. Într-una dintre secțiunile aplicației se afișează un cod QR care se scanează la recepție pentru a face check-in-ul.

Sistemul funcționează la fel ca în cazul cardurilor cu cod de bare și este necesar un cititor similar, care poate citi coduri QR. Membrul vine la sală cu telefonul, scanează codul QR din aplicație, iar sistemul de gestiune identifică membrul și îi validează accesul. Și această opțiune de check-in se poate integra într-un sistem de control acces, atât în sală, cât și în diverse zone ale clubului.

În plus, se pot face anumite configurări care să identifice membrii care utilizează aplicația pe mai multe telefoane, ceea ce înseamnă cel mai probabil că aplicația cu aceleași date de autentificare, și implicit același abonament, este utilizată de mai multe persoane. Atunci când membrul își face check-in prin sistemul de control acces, platforma de gestiune primește, pe lângă codul unic al membrului și ID-ul unic al device-ului (telefonului) pe care membrul l-a utilizat. Dacă se întâmplă de mai multe ori ca acel membru să facă check-in cu alte device-uri și sistemul nu primește același device ID odată cu codul unic al membrului, va semnaliza acest lucru și recepția poate să verifice situația. De asemenea, codul QR se poate schimba la fiecare câteva secunde, astfel încât să nu poată fi utilizată o captură de ecran a codului din aplicație.

Acest sistem este util mai ales pentru sălile de fitness cu sisteme de control acces care nu se bazează pe recepție să valideze accesul membrului.

Avantajul principal al cardului digital este faptul că nu implică un cost special pentru club. O aplicație de mobil pentru sala de fitness are multiple beneficii și permite membrului să facă o serie de operațiuni pe cont propriu, de la rezervări online la clase la reînnoirea abonamentului cu plata online. O astfel de aplicație implică într-adevăr un cost, dar nu este exclusiv pentru check-in-ul membrului.

În schimb, cardurile de membru nu mai trebuie să fie înlocuite dacă se pierd sau se deteriorează, iar șansele ca membrul să-și uite cardul acasă sunt mici.

Dezavantajul cardului digital este faptul că nu toți membri sunt foarte pricepuți când vine vorba de aplicații și ei sunt cei care trebuie să descarce aplicația și să se autentifice pentru a obține cardul digital. De asemenea, așa cum spuneam mai sus, o aplicație de mobil implică o investiție nu doar pentru a crea aplicația, dar și pentru a o întreține (actualizări în Store).

Check-in pe baza datelor biometrice

În cazul sistemelor de control acces care elimină recepție, este important să se confirme identitatea membrului. Acest lucru se poate face cu un sistem de check-in pe baza datelor de identificare biometrice ale membrului.

Datele biometrice care se utilizează cel mai des este amprenta de la un deget sau palmă, dar se pot utiliza și forma feței sau a irisului. Asta înseamnă că atunci când o persoană își achiziționează un abonament pentru prima dată i se scanează amprenta, irisul sau fața, iar aceste date biometrice se salvează în profilul de membru din softul de gestiune. Atunci când vine la sală pentru a-și face check-in, acesta își scanează amprenta, irisul sau fața, iar sistemul de control acces integrat cu softul de gestiune va confirma identitatea membrului.

Totuși trebuie luat în considerare faptul că acest sistem nu funcționează de sine stătător, deoarece prin datele de identificare biometrice nu se poate confirma statutul membrului, mai exact dacă are abonament care îi permite accesul. De aceea, check-in-ul pe baza datelor biometrice se face și cu un card de membru, de obicei RFID.

Astfel, membrul care își face check-in-ul prin sistemul de control acces scanează cardul cu RFID și își scanează amprenta, de exemplu. Sistemul verifică dacă membrul căruia i s-a alocat acel card are voie să intre în sală, dar și dacă îi corespunde amprenta scanată. Astfel, se validează atât accesul, cât și identitatea persoanei.

Cu acest sistem, cei de la recepție nu trebuie să facă nicio operațiune, iar sala poate funcționa chiar și în regim non-stop, fără ca un angajat să fie mereu prezent.

Avantajul acestui sistem este faptul că identifică exact membrul și dacă nu are acces sau nu este vorba despre aceeași persoană, pur și simplu nu poate trece de barieră, turnicheți sau poartă. Așadar, întregul sistem funcționează de la sine și se poate implementa în diverse zone ale clubului.

În schimb, dezavantajul este în primul rând financiar, deoarece astfel de sisteme implică costuri serioase, nu doar pentru dispozitive, ci și pentru implementare, configurare și mentenanță. În plus, membrii pot să refuze să se lase amprentați sau scanați, iar legislația în vigoare referitoare la datele biometrice încă nu este foarte clară atunci când vine vorba despre modul în care poate fi utilizată. Totodată, utilizarea acestui sistem poate fi confuză pentru unii membrii, ceea ce este problematic dacă sala este deschisă non-stop și nu este un angajat prezent.

Dacă nu ai avut timp să citești totul...

Check-in-ul membrilor în sala de fitness este operațiunea cea mai comună și des realizată. De aceea este important să alegi un sistem care se potrivește atât fluxului sălii tale, cât și a tipului de membri și de acces. Există diverse metode de a valida accesul unui membru, pornind de la cele rudimentare precum verificare unei liste cu membri, pe hârtie sau într-un document xls și poate ajunge la sisteme complexe ce implică scanarea amprentei membrului.

În funcție de tipul sălii de fitness, dar și de planurile de dezvoltare ale proprietarului sălii, acest sistem trebuie ales cu grijă și pus în practică încă de la început pentru a obișnui mai ușor membrii.

Cea mai comună modalitate de a face check-in este pe baza unui card de membru cu cod de bare sau cu bandă magnetică, care este alocat în sistemul de gestiune unui anumit membru. Atunci când codul de bare este scanat sau banda magnetică a cardului este trecută prin cititor, sistemul identifică rapid membrul respectiv și îi validează accesul.

O altă metodă sunt cardurile sau brățările cu RFID, care pot fi scanate direct de către membru și pot fi utilizate în mai multe scopuri, precum blocarea dulapurilor de vestiar sau accesul într-o zonă restricționată.

Cardul digital sub formă de cod QR care se află într-o aplicație de mobil integrată cu softul de gestiune al membrilor este o metodă foarte ușoară de check-in, ce elimină problema ”mi-am uitat cardul de membru acasă”, în timp ce sistemele bazate pe identificarea membrului după datele biometrice permit sălilor să funcționeze fără personal la recepție, deoarece accesul și identitatea membrului sunt validate automat.

Fiecare sistem are avantaje și dezavantaje, în funcție de tipul de sală de fitness pe care îl ai. Indiferent de metoda aleasă este important să implementezi un astfel de sistem de check-in încă de la început, să le comunici membrilor cum funcționează și mai ales să nu permiți accesul membrilor în sală fără să li se facă check-in-ul înainte.