Cum implementezi folosirea procedurilor în clubul tău de fitness

Am discutat deja mai mult despre ce este un SOP și care sunt beneficiile implementării unor proceduri în sala ta de fitness. Am și publicat un ghid cu modele de SOP-uri ce se pot utiliza în sala de fitness.

Dacă te-am convins de importanța și utilitatea lor și ai început deja să le scrii, mai ai o singură provocare: cum să-ți convingi angajații să le folosească.

Știu că nu este ușor să-ți convingi echipa să folosească proceduri. Doar cuvântul proceduri invocă pentru mulți un mediu de lucru constrâns și lipsit de libertate și creativitate.

Același fenomen s-a întâmplat și la noi în companie, deși noi lucrăm într-un birou.

Oricât de mult efort ai depune în conceperea și organizarea acestor proceduri, totul este degeaba dacă rămân uitate într-un sertar și nimeni nu le folosește.

În schimb, dacă implici angajații în conceperea și implementarea acestor proceduri, majoritatea vor fi mai deschiși la acest sistem și în curând vor vedea și ei beneficiile pe care le aduce.

Sesiuni de training pentru întreaga echipă

Din experiența mea, sesiunile de training în conceperea și utilizarea SOP-urilor sunt cea mai simplă și rapidă metodă de a implementa acest sistem.

Explică angajaților de ce sunt necesare aceste proceduri și arată-le cât sunt de utile pentru ei. Nu trebuie să fac sesiuni lungi de training. Până la urmă scopul acestor proceduri este să fie cât mai explicite.

Include-ți angajații în procesul de realizare a acestor SOP-uri. Explică-le cum trebuie scrisă o procedură și înseamnă-i să scrie și ei astfel de documente pentru activitatea lor.

Vei fi surprins să afli că de multe ori angajații tăi au deja o procedură proprie de a face anumite acțiuni, care este nu doar corectă, ci și cea mai simplă. Ei bine, încurajează-i să împărtășească aceste proceduri cu restul angajaților.

Discută cu echipa ta și despre problemele cu care se confruntă cel mai des sau care sunt situațiile în care nu sunt siguri cum să acționeze. Astfel, îți vei da seama rapid ce fel de proceduri sunt cu adevărat necesare.

La final, nu uita să explici modul de organizare. Fie că aceste proceduri vor fi tipărite și păstrate în dosare sau le vei aduna într-un manual, nu uita să faci cât mai multe copii. Mai multe decât numărul angajaților.

Ideal, pe lângă copia fiecărui membru al echipei tale, ar trebui să existe câte un duplicat la recepție și în birouri, astfel încât orice angajat să aibă acces rapid.

O soluție mai simplă este, bineînțeles, digitizarea. Poți utiliza servicii gratuite precum OneDrive, Dropbox sau Google Docs pentru a da acces angajaților tăi la toate procedurile. Astfel, orice schimbare se face în timp real și este văzută pe loc de toată lumea.

Include SOP-urile în onboarding-ul noilor angajați

Vei vedea utilitatea procedurilor mai ales atunci când aduci un om nou în echipă.

Cu siguranță tu sau unul dintre colegii tăi vă ocupați să-i faceți noului coleg onboarding-ul și să-i explicați cât mai multe situații. Dar, sunt convins că nu veți reuși să acoperiți toate aspectele cu care s-ar putea confrunta. O sală de fitness este o afacere complexă ce implică diverse situații și provocări.

De aceea este aproape imposibil să le descrii pe toate în timpul unui onboarding. Decât, poate, dacă vrei să faci o sesiune de training de minim o lună.

De asemenea, trebuie să te pui și în locul noului coleg. Pe lângă emoțiile unui nou job, trebuie să și țină minte o mulțime de informații. Șansele să uite o parte dintre ele sunt mari.

În schimb, dacă noul angajat va primi acces la aceste proceduri, nu va mai avea această problemă.

Indiferent de situație va avea răspunsul într-o procedură și nici nu va mai fi nevoit să apeleze la tine sau al vreun alt angajat.

Fă întâlniri lunare pentru a revizui procedurile

Procedurile sunt un sistem în continuă schimbare. Asta înseamnă că doar pentru că ai creat o procedură pentru un anumit aspect, nu înseamnă că acei pași sunt bătuți în cuie și nu mai trebuie să se schimbe. Din contră!

Dac vrei ca SOP-urile tale să fie și utile, trebuie să le revizuiești periodic împreună cu angajații tăi. E posibil ca la o parte dintre ele să fi uitat anumite aspecte, iar la altele să se fi schimbat pașii complet.

Așadar, alocă o oră în fiecare lună pentru a discuta cu echipa ta despre aceste proceduri.

Ce SOP-uri noi ar fi necesare, care nu mai sunt de actualitate și care trebuie schimbate. Implică toți angajații în aceste discuții pentru că ei sunt cei care le folosesc.

Astfel, vei putea obține mai ușor angajamentul și interesul lor în aceste sisteme.