De ce este important să ai contracte de membru și cum te ajută

Principalul ”produs” pe care orice sală de fitness îl vinde este accesul la zonele de antrenament, mai exact la serviciile de fitness. Deoarece nu vorbim despre un obiect fizic, ci de o serie de servicii sub forma unui abonament, este recomandat ca sala de fitness să încheie un contract cu persoana care achiziționează abonamentul.

Acest tip de document poartă numele de contract de prestări servicii sau, în cazul nostru, contract de membru, și te poate scuti de o mulțime de probleme.

Încheierea unui astfel de contract nu este un efort foarte mare și poți utiliza documente standard, în funcție de serviciile (abonamentele) pe care le vinzi. Durează câteva minute să fie semnate, iar membrul va avea astfel acces la toate serviciile incluse în abonament, nefiind loc de interpretări greșite.

Așadar, ambele părți sunt acoperite din punct de vedere legal, în cazul în care ar apărea vreo neînțelegere.

Ce trebuie să conțină un contract de membru

Nu trebuie să pui la punct contracte complicate pe care să nu le înțeleagă nimeni. Internetul este plin de modele de contracte de prestări servicii pe care le poți utiliza și adapta pentru specificul sălii tale de fitness.

Multe săli de fitness preferă să încheie un contract general cu un membru nou, atunci când își cumpără abonament sau pachete de servicii prima dată, urmând ca la reînnoire, contractul semnat inițial să fie considerat valabil.

Astfel de documente conțin doar prevederi generale vizavi de serviciile prestate și nu includ cele specifice abonamentului achiziționat, astfel încât lasă loc de neînțelegeri.

Hai să luăm un exemplu concret! Să presupunem că un membru nou cumpără un abonament de tip day time, care îi oferă acces în club între orele 08 și 14. Dacă acest lucru nu este specificat în contract, membrul poate să ceară acces în afara acelei perioade.

În schimb, dacă atunci când a cumpărat abonamentul day time, membrul a semnat un contract prin care sala de fitness se obligă să îi ofere acces doar în perioada 08-14, atunci membrul nu niciun drept să intre în sală în afara acelui orar.

Același lucru este valabil și cu abonamentele ce oferă acces doar la anumite servicii și nu la toate (ex. acces la zona de piscină, jacuzzi, clase de grup).

Un alt aspect important ce ar trebui trecut în contractul de membru este perioada abonamentului și implicit a contractului. Dacă este vorba despre un abonament cu o valabilitatea de 12 luni, automat și contractul se încheie după acele 12 luni. Astfel, prestatorul, adică sala ta de fitness nu mai este obligat să ofere acele servicii după cele 12 luni.

Ce informații ar trebui să conțină un contract de membru:

• informații despre sala de fitness (prestator) și membru (beneficiar)
• serviciile incluse în abonament și suma de plată pe care membrul trebuie să o plătească (obiectul contractului)
• perioada de valabilitate a abonamentului (durata contractului)
• regulile pe care membrul trebuie să le respecte la sală, precum și obligațiile asumate de club (obligațiile părților)
• detalii despre încetarea contractului
• detalii despre forță majoră
• clauze penale, litigii și alte clauze finale

Bineînțeles, pentru a respecta normele GDPR, membrul ar trebui să semneze și un acord de procesare a datelor cu caracter personal.

Din experiența noastră, este bine să incluzi și o clauză legată de încălcarea obligațiilor contractului. Acest aspect este util, mai ales în cazul în care membrii refuză să respecte regulamentul clubului și au un comportament neadecvat. Pe baza unei astfel de clauze, contractul poate să înceteze de plin drept, cu sau fără restituirea contravalorii zilelor rămase în contract, în funcție de prevederile din document.

De exemplu, dacă nu membru refuză să poarte mască în zonele unde acest lucru este obligatoriu, poți să-i anulezi abonamentul și să încetezi contractul aferent, fără să fi obligat să-i returnezi banii pentru zilele rămase, dacă ai menționat asta în contractul de membru pe care și membrul l-a semnat.

Când și cum trebuie încheiat

Așa cum spuneam mai sus este recomandabil să închei câte un contract distinct pentru fiecare abonament sau pachet de servicii vândut, chiar și atunci când membrul își cumpără constant același tip de abonament.

Un flux ideal pentru asta ar fi ca membrul să își aleagă abonamentul dorit, acesta să fie înregistrat, iar contractul aferent să fie semnat atât de membru cât și de un reprezentant al clubului, în acest caz un angajat de la recepție. Apoi membrul plătește contravaloarea abonamentului, sumă trecută în contract, iar abonamentul acestuia devine activ și poate fi utilizat.

Atenție, contractul nu are nicio valoare dacă nu este semnat de ambele părți. De asemenea, membrul trebuie să primească un exemplar semnat, iar clubul păstrează un alt exemplar semnat.

În schimb, dacă vinzi abonamente online, contractul aferent nu trebuie semnat fizic. Atunci când un membru cumpără un abonament și face plata online, cu cardul bancar, trebuie să selecteze anumite box-uri prin care confirmă că acceptă condițiile contractului respectiv. Acest procedeu ține locul unei semnături olografe.

Contractul poare fi un document standard gata tipărit în care se completează de mână, în dublu exemplar, datele membrului, tipul de abonament, serviciile incuse și perioada. Poți avea un contract standard într-un document pe calculatorul de la recepție unde completezi informațiile de mai sus, iar apoi îl tipărești în dublu exemplar.

Ambele sisteme sunt relativ simplu de gestionat, dar necesită mai mult timp, deoarece contractele trebuie completate în dublu exemplar. Exemplarele clubului trebuie arhivate, un alt aspect de care trebuie să ții cont.

O opțiune mai ușoară este digitizarea întregului proces, cu funcționalități specifice în sistemul de gestiune al sălii.

De exemplu, în UPfit.cloud, contractele de membru se generează automat atunci când se înregistrează un abonament, documentul fiind gata completat pe baza datelor sălii de fitness, ale membrului, precum și serviciile și prețul abonamentului ales. Contractul respectiv poate să fie tipărit pentru semnare sau se poate utiliza semnătura electronică, iar clubul este scutit de costurile de arhivare.

Dacă nu ai avut timp să citești totul...

Contractul de membru sau contractul de prestări servicii este foarte util pentru sălile de fitness, mai ales atunci când vor să evite probleme legale sau neînțelegeri cu membrii.

Este recomandabil ca un astfel de contract să se încheie de fiecare dată când un membru cumpără un abonament sau un pachet de servicii, chiar dacă nu este prima dată când face acest lucru. Deși multe săli preferă să încheie un contract general, este mai bine ca fiecare abonament să aibă un contract aferent, în care să se stipuleze exact serviciile oferite, perioada și suma pe care membrul trebuie să o plătească.

Incluzând toate aceste detalii specifice nu vei lăsa loc de neînțelegeri și vei putea evita mai ușor probleme legale.