Deschidere sală de fitness: aspecte esențiale înainte de inaugurare

Fitness-ul este una dintre industriile cu cel mai mare potențial din Europa, în ciuda dificultăților prin care au trecut cluburile în tipul pandemiei COVID-19. Cu toate acestea, o mulțime de săli de fitness își închid porțile înainte de a împlini un an.

Procesul deschiderii unui club nu se oprește în momentul în care ai ales locația, ai achiziționat echipamentele și ai angajat antrenorii. Este extrem de important să ai un plan bine pus la punct referitor la modul în care vei administra noua ta sală de fitness, pe lângă operațiunile logistice.

Cu siguranță știi deja ce aparate și accesorii fitness dorești să ai în sala ta de fitness. De aceea, în acest articol voi încerca să trec în revistă principalele aspecte legate de gestiune de care ar trebui să ți seama atunci când pui pe picioare un astfel de business.

Echipa

Indiferent cât de ”hands-on” plănuiești să fii cu afacerea ta, vei avea nevoie de o echipă competentă care știe exact ce trebui să facă. Aici nu mă refer doar la antrenori și la instructori, ci și la celelalte departamente care țin clubul deschis – echipa de la recepție, reprezentanții de vânzări și club manager-ul. Toate aceste poziții sunt esențiale, chiar dacă la început ți se pare că nu ai nevoie de atâția angajați.

Totuși, dacă planul tău este să-ți extinzi clubul și să-l transformi într-o afacere de succes, atunci îți recomand să-ți pui la punct întreaga echipă încă de la început. Fiecare persoană trebuie să știe care îi sunt responsabilitățile, astfel încât să te ajute să transformi sala de fitness într-un adevărat brand.

Recepția

Această echipă este esențială deoarece reprezintă prima impresie și primul contact direct cu membrii și potențialii clienți. De aceea ai nevoie de persoane plăcute, zâmbitoare și cu un spirit de organizare înnăscut. Oamenii din acest departament trebuie să poată răspunde la orice întrebare și să ajute membrii cu orice.

De asemenea, angajații de la recepție trebuie să înțeleagă foarte bine serviciile și produsele pe care clubul tău le comercializează, dar și să aibă cunoștințe tehnice pentru a putea soluționa problemele de gestiune.

Echipa de vânzări

Chiar dacă la început echipa ta de vânzări este formată doar dintr-o persoană, este important să ai un angajat care să se dedice în exclusivitate acestui aspect.

Această persoană se ocupă de vizitatori și cei care sunt interesați să devină membri. Dacă ai formulare online de tip ”devino membru”, reprezentantul de vânzări trebuie să contacteze toate persoanele care completează acel formular, pentru a le face o ofertă.

Pentru a te asigura că echipa sau persoana ta de vânzări are toate uneltele necesare pentru activitatea sa, îți recomand să investești într-un CRM pentru vânzări. CRM înseamnă Customer relationship management și este o soluție software de gestiune a clienților și potențialilor clienți. În cazul sălilor de fitness, această soluție poate să facă parte dintr-o platformă mai extinsă pentru gestiunea întregii săli de fitness, a membrilor, abonamentelor, precum și a celor interesați de club (lead-uri).

Echipa de vânzări poate să-și înceapă activitatea cu mai multe săptămâni înainte de inaugurarea efectivă a clubului. Dacă implementezi un sistem de plăți online pentru abonamente, iar cei interesați de sala ta își pot face singuri cont de membru și pot cumpăra abonament online, atunci echipa de vânzări poate pune la punct campanii de pre-sale, astfel încât în ziua în care deschizi clubul, să ai deja o mulțime de membri activi.

Club managerul

Indiferent cât de mare este sala ta de fitness și cât de mult vrei să te implici în gestiunea de zi cu zi, ai nevoie de o persoană care să se ocupe de orice detaliu operațional. Aceasta este de obicei club manager-ul care este și reprezentantul tău în club.

Club managerul se ocupă de toate aspectele operaționale, coordonează echipa de antrenori, de instructori și cea de la recepție. Tot club managerul gestionează orarul de clase de group fitness, dar și programul antrenorilor de PT.

Pentru acest job ai nevoie de o persoană foarte organizată, care a mai lucrat într-o sală de fitness și știe ce înseamnă o astfel de afacere. Club manager-ul este mâna ta dreaptă și înlocuitorul tău de fiecare dată când tu nu ești în club. De aceea, trebuie să fie o persoană de încredere, care va lua o mulțime de decizii pentru afacerea ta.

Aspectele financiare

Din moment ce vei vinde cel puțin abonamente la sală, dacă nu și servicii adiționale și chiar produse, trebuie să știi exact care sunt procedurile legale pe care trebuie să le urmezi.

În primul rând, orice vânzare presupune emiterea de bon fiscal și facturi. Asta înseamnă că ai neapărat nevoie de cel puțin o casă de marcat și un program prin care să vinzi servicii și produse, dar și unul care să te ajute să emiți facturi. Totodată, angajații de la recepție trebuie să fie familiarizați cu astfel de proceduri, pentru a evita orice problemă de ordin legal.

Cu siguranță apelezi la serviciile unei firme de contabilitate care să te ajute să gestionezi aspectele financiare ale companiei. Ca atare, este important ca și angajații tăi, mai ales cei de la recepție, să se familiarizeze cu toate aspectele care țin de contabilitatea primară și să colaboreze cât mai îndeaproape cu firma care ținte contabilitatea clubului.

Un alt aspect important, pe care mulți proprietari de cluburi îl trec cu vederea, este procedura de închidere de zi. Este esențial să creezi o procedură exactă pentru închiderea de zi deoarece această operațiune este esențială pentru contabilitate și, dacă nu este făcută corect, vei avea o mulțime de bătăi de cap. Așadar, creează un document cu fiecare pas ce trebui parcurs și asigură-te că fiecare angajat de la recepție primește o copie a documentului și înțelege perfect ce trebuie să facă.

Cum va funcționa clubul tău din punct de vedere operațional?

De la început trebuie să decizi cum va funcționa noul tău club de fitness: cum intră membrii în sală, ce tip de servicii oferi etc. De asemenea, este important să pui la punct recepția sălii, de la echipamentele necesare la programele de operare. Trebuie să iei în considerare prezența afacerii tale în mediul online, precum și ce fel de servicii online vei pune la dispoziția membrilor.

Fluxul de check-in sau cum vor intra membrii în sală

Una dintre cele mai importante aspecte, pe care ar trebui să le stabilești din timp, este modul în care membrii vor intra în club, mai exact operațiunea de check-in.

Bineînțeles, pentru fiecare persoana care vine la sală trebuie să se verifice dacă are abonament activ care să-i permită accesul în club. Deși la început vei avea un număr mic de membrii, ceea ce îți va permite să-i verifici cu ajutorul unor liste simple, este important să implementezi din timp cu sistem automat de check-in, cu care toți membrii să se obișnuiască încă din prima zi.

Asta înseamnă activarea de carduri de membru care sunt scanate la recepție pentru a identifica membrul automat în baza de date.

Cum organizezi recepția

Zona de recepție ar trebui amplasată la intrare în locație, înainte de vestiare sau zona de antrenament. Astfel, echipa de la recepție va putea monitoriza cu strictețe fiecare persoană care intră în sală.

Este important ca fluxul de membrii să fie bine delimitat, iar cei de la recepție să poată vedea fără probleme fiecare persoană care intră în locație, pentru a evita situațiile neplăcute în care persoane fără abonament se strecoară nevăzute în sala de fitness.

Ce produse vinzi la recepție

Cel mai evident lucru pe care îl vei vinde la recepție este abonamentul la sală. Dar, pe lângă asta, ar fi o idee bună să incluzi câteva tipuri de produse în ofertă - de la diverse tipuri de apă și băuturi sportive, la batoane cu proteine și alte produse similare, pe care și le-ar dori membrii tăi.

Vânzarea de produse este o modalitate foarte simplă de a adăuga un venit adițional afacerii tale, fără prea multe investiții. Echipamentul fiscal îl ai deja instalat, pentru vânzarea de abonamente. Singurul aspect pe care trebuie să-l pui la punct este administrarea stocului de produse, care, cu un soft potrivit, se face foarte simplu.

Ce echipamente ai nevoie la recepție

Atunci când deschizi o sală de fitness, investiția în echipamente nu se oprește doar la aparatele și accesoriile de antrenament. Recepția are nevoie de o serie de echipamente speciale, menite să optimizeze activitatea și să scurteze timpii de așteptare pentru membri.

În primul rând vei avea nevoie de cel puțin un calculator pentru a gestiona toate aspectele legate de sala de fitness, dar și de un soft de gestiune. Acesta din urmă, în funcție de ce module are, te va ajuta să administrezi nu doar membrii și abonamentele cumpărate, ci și vânzările, stocul de produse, emiterea de facturi, clasele de group fitness, sesiunile de PT și nu numai.

Este foarte important să alegi softul care se potrivește nevoilor clubului tău de fitness și să nu investești într-o soluție care va îngreuna managementul de zi cu zi.

De asemenea, vei avea nevoie de aparate pentru scanarea cardului de membru și a codurilor de bare pentru produse și de o imprimantă pentru a tipări facturi și contracte de membru.

Un echipament esențial pentru sala ta de fitness este cu siguranță casa de marcat. Și aici ai mai multe opțiuni în funcție de volumul de vânzări și softul cu care este integrat.

Ce este un sistem de control acces și când ai nevoie de el

Un sistem de control acces implică două componente: echipamentele hardware de control acces și software-ul care administrează în timp real accesul și funcționarea echipamentelor.

Un sistem de control acces trebuie să fie integrat cu platforma software deoarece în acest fel se asigură validarea accesului membrului în timp real. Accesul membrului este permis de către software verificând în baza de date dacă acesta are abonament activ. În acest fel se elimină eroarea umană și se simplifică accesul membrului.

Luând în considerare restricțiile impuse ca urmare a epidemiei de COVID-19, aceste sisteme au devenit esențiale pentru orice tip de sală de fitness, indiferent de mărime.

Beneficiile unui sistem de control acces sunt multiple. De la evitarea eficientă a fraudelor și a controlului strict asupra persoanelor care au acces în sală, la eficientizarea check-in-ului membrilor și reducerea contactului direct cu personalul de la recepție.

Un sistem de control acces implică o investiție inițială, după care aduce beneficii zilnice. Prin automatizarea accesului se va putea reduce numărul angajaților din recepție, și astfel se economisește o sumă lunară considerabilă.

Cu un sistem de control acces poți delimita și zone distincte în locație, unde membrii au acces doar cu un anumit tip de abonament, precum acces la piscină sau zonă de SPA. De asemenea, aceste sisteme îți oferă posibilitatea să extinzi programul de funcționare al sălii, chiar și non-stop, din moment ce nu este necesară prezența unui angajat la recepție.

Ce tipuri de abonamente vinzi

Abonamentele la sală sunt produsul cel mai important pe care îl vei vinde în club. De aceea trebuie să-i acorzi atenția cuvenită. Nu este suficient să oferi doar un abonamente de o lună, dar nici nu este recomandabil să încarci oferta cu zeci de tipuri de abonamente, care la final vor confuza potențialii clienți.

Configurează câteva tipuri de abonamente, pe diverse perioade, cu diverse tipuri de acces și servicii incluse. Nu toți membrii vor veni la sală în aceeași perioadă și nu toți membrii vor vrea acces la toate serviciile. De aceea este important să le oferi opțiuni, în funcție de nevoie, astfel încât să selecteze tipul de abonament potrivit și să nu caute oferte mai bune la concurență.

Ce servicii oferi membrilor – Personal Training și clase de grup

Pentru a te asigura că noua ta sală de fitness se distinge pe o piață din ce în ce mai competitivă, trebuie să oferi servicii distincte, pe lângă accesul la aparatele de fitness. Asta poate să însemne un program puternic de antrenamente personale sau clase de antrenamente de grup deosebite, care vor stârni interesul pasionaților de fitness.

Probabil vei fi tentat să amâni aceste decizii după deschiderea sălii, pentru un moment în care sala va deveni mai cunoscută. Acest moment însă este posibil să întârzie să apară, dacă sala ta de fitness nu se deosebește cu nimic de restul afacerilor de acest gen din oraș.

De aceea, este recomandabil să pui la punct cel puțin câteva clase de group fitness, încă din prima săptămână de la deschidere. Implementează un sistem de rezervări fie online, fie prin telefon, care te va ajuta să monitorizezi îndeaproape numărul de membrii interesați de acest serviciu. Astfel, vei putea să modifici oferta de clase în funcție de preferințe, precum și programul lor, în funcție de perioada în care vin cei mai mulți membri la sală.

Angajează măcar doi sau trei antrenori personali certificați care să ofere servicii dedicate membrilor. Acest tip de serviciu este foarte popular printre cei care doresc să-și atingă obiectivele la sală, fiind și un serviciu premium, cu un preț mai ridicat.

Chiar dacă la început antrenorii nu vor avea prea mulți clienți, aceștia pot petrece timp cu membrii la sală, le pot oferi sfaturi despre cum să se antreneze și astfel să-i convingă să achiziționeze și pachete de antrenament personal.

Servicii online pentru membri

Una dintre cele mai simple modalități de a-ți evidenția clubul de fitness sunt serviciile online pe care le oferi membrilor. Investiția în digitizarea clubului nu înseamnă doar check-in-ul automat sau gestionarea automată a sălii de fitness. Înseamnă și posibilitatea pentru membri de a-și controla singuri activitatea la sală.

Serviciile online pentru membrii pot avea o multitudine de forme. De la rezervări online la clasele de aerobic și cycling, la opțiunea de a-și cumpăra abonamente online, până la propria aplicație de membri sau cont online de membru. Toate aceste servicii au ca scop simplificarea activității la recepție, dar și îmbunătățirea relației cu membrii.

Aplicație de mobil pentru membri

Una dintre cele mai populare servicii online pentru membri sunt aplicațiile dedicate. Oamenii petrec foarte mult timp pe telefonul mobil și s-au obișnuit să-și gestioneze fiecare aspect din viață cu o aplicație. Așadar, de ce nu ar face la fel și cu activitatea lor la sală?

Oferind acces la o aplicație de mobil dedicată, nu doar vei crește încrederea și loialitatea membrilor, ci vei micșora volumul de muncă al angajaților pentru că nu vor trebui să se ocupe de fiecare aspect al activității membrilor. Astfel, cu o aplicație de mobil membrii pot să-și facă singuri rezervări la clasă, își pot reînnoi abonamentul, pot fi la curent cu toate noutățile din club și pot să afle orice informație au nevoie de spre club, de la programul de funcționare la orarul de clase sau antrenori personali. Asta fără să mai fie nevoiți să sune la recepție sau să formeze cozi acolo.

Cont online pentru membrii

O alternativă la aplicația de mobil sau chiar o completare al acestui serviciu este contul online de membru sau portalul dedicat, care se accesează de pe website-ul clubului. Acesta poate avea funcționalități similare cu aplicația, dar poate oferi membrilor mai multe informații și servicii digitale, precum acces la o librărie de antrenamente video sau chiar la clase de group fitness transmise prin live streaming.

Cu ajutorul acestui portal, cei interesați de serviciile clubului se pot înregistra online și pot să-și achiziționeze abonamente cu plata online. Acest aspect este esențial pentru campaniile de pre-sale, dar și pentru orice tip de campanie pentru atragerea de membri noi pe care vei vrea să o rulezi ulterior.

Vânzarea online de abonamente și servicii

Vânzările online nu mai sunt demult ceva deosebit. Din contră, tot mai mulți consumatori sunt obișnuiți să achiziționeze produse și servicii online și să le plătească cu cardul bancar. Atunci, de ce sala ta de fitness să nu ofere această opțiune? Plățile online pentru abonamente fac procesul de reînnoire mult mai simplu și astfel cresc șansele ca membrul să-și reînnoiască abonamentul.

De asemenea, înregistrarea online este mult mai atractivă pentru cei are sunt interesați de serviciile clubului tău, din moment ce pot să facă întregul proces online și să nu aștepte minute în șir la recepție pentru a afla oferta ta de abonamente.

Totodată, campaniile și ofertele speciale pe care le rulezi vor avea un succes mult mai mare, din moment ce persoana targetată nu trebuie decât să acceseze un link ca să cumpere abonamentul sau serviciul la ofertă. În schimb, dacă persoana respectivă va trebui să meargă până la club pentru a beneficia de acea ofertă, șansele de conversie scad drastic.

Rezervări online la clase

Chiar dacă la început nu ai un număr mare de clase de grup în orar, asta nu înseamnă că nu ai nevoie de un sistem de rezervări. Este important ca membrul să fie sigur că are locul garantat la clasă atunci când vine la club. În caz contrar, dacă nu reușește să aibă acces sau trebuie să se înghesuie, nu va mai fi interesat de acest serviciu și poate chiar de clubul tău în general.

De aceea este esențial ca, încă de la început, să implementezi un sistem de rezervări, astfel încât membrii să se obișnuiască cu regulile și să le respecte.

Rezervările online au beneficiul adițional de a permite membrului să-și rezerve singur locul la clasă și să-și anuleze rezervările, oricând dorește să facă asta, fără a mai apela la recepție. Acest sistem ajută la creșterea ratei de participare la clase, acest serviciu fiind motivul cel mai popular pentru care membrii își reînnoiesc abonamentul la sală.

Ce trebuie să conțină website-ul sălii tale de fitness

După ce ai pus la punct toate detaliile operaționale, trebuie să te asiguri că cei interesați de noua ta sală de fitness au acces facil la toate informațiile de care au nevoie.

Deși canalele de social media, precum paginile de Facebook sau conturile de Instagram, sunt o unealtă la îndemână pentru a menține legătura cu membrii și potențialii clienți, este important ca afacerea ta să aibă și un website propriu, cu toate detaliile relevante pentru public.

Un website de sală de fitness nu trebuie să fie un proiect complicat, cu nenumărate pagini distincte și o investiție pe măsură. Chiar și o singură pagină poate să ofere toate detaliile despre afacerea ta de care au nevoie membrii.

În general, realizarea unui website se externalizează către agenții care se ocupă special de acest lucru. Cu toate astea, trebuie să te asiguri că noul site conține elementele esențiale pentru sala ta de fitness:

• Date de contact - adresa locației și numărul de telefon de la recepție
• Orar de funcționare
• Echipa - câteva informații despre echipa ta, în special antrenori și instructori, pentru a convinge potențialii clienți de calificările lor
• Orarul de clase – chiar dacă îl publici pe Facebook, postarea respectivă se poate pierde foarte ușor prin restul conținutului; o zonă dedicată orarului va fi mult mai la îndemână pentru membri, mai ales dacă oferi opțiunea de rezervare online
• Lista cu prețurile abonamentelor - nu obliga un potențial client să vină la sală pentru a afla această informație, deoarece sunt foarte mari șanse să nu o facă și astfel pierzi un membru
• Pagina de promovare a aplicației de mobil – trebuie să conțină link-urile de descărcare din Store, dar și detalii despre cum se poate autentifica membrul și ce funcționalități are aplicația.
• Galerie foto – cât mai multe poze din club astfel încât potențialii clienți să-și facă mai ușor o imagine despre atmosfera și serviciile pe care le oferi
• Detalii despre antrenamentele personale – serviciile de personal training sunt foarte importante pentru orice club de aceea este important să le evidențiezi și să explici membrilor ce înseamnă cu adevărat și care sunt beneficiile lor
• Link către contul online de membru – prin site-ul web al clubului membrul accesează contul său online, așadar asigură-te că site-ul evidențiază această funcție prin butoane mari și bannere de promovare
• Link către procesul de înregistrare al membrilor noi – cu ajutorul contului online de membru și al plăților online, orice persoană se poate înregistra rapid și își poate cumpăra abonament cu plata online. Acest lucru este un serviciu prețios care trebuie promovat cât mai exhaustiv pe tot site-ul clubului

Site-ul web al clubului este o extensie a recepției, dar și un agent de vânzări care lucrează non-stop. De aceea este esențial să te asiguri că site-ul își face treaba și este optimizat așa cum trebuie. Optimizarea este un efort care se face doar o dată, dar beneficiile sunt pe termen nelimitat.

Un club de fitness nu este cea mai simplă afacere de lansat și administrat, dar, dacă ai o strategie corectă, îți va aduce multe satisfacții, inclusiv financiare. Deși în această perioadă, situația sectorului fitness este incertă, asta nu înseamnă că nu poți să-ți transformi afacerea într-o poveste de succes. Trebuie doar să ai grijă la câteva aspecte, înainte de a deschide porțile noului tău club.