Cum să faci proceduri operaționale pentru sala ta de fitness

Una dintre modalitățile cele mai simple de a te asigura că angajații tăi știu exact ce au de făcut, fără să fie nevoiți să apeleze la un superior sau la tine, este prin intermediul unor SOP-uri.

Dacă nu ai citit deja articolul meu despre acest subiect, hai să-ți fac o scurtă recapitulare. SOP vine de la standard operating procedure, adică procedură operațională standard, adică ce faci într-o anumită situație.

Mai exact un SOP este un set de pași sau reguli ce trebuie aplicate într-o anumită situație. Fie că vorbim despre modul în care angajații tăi de la recepție trebuie să facă închiderea de zi, sau modul în care echipa de vânzări contactează un lead nou, toate aceste reguli sunt, de fapt, un SOP.

Mai multe detalii despre ce înseamnă un SOP și la ce te ajută vei găsi în acest articol>>

Realizarea unui SOP pentru sala ta de fitness nu este tocmai dificil. Iar partea cea mai bună este că nu trebuie să faci tu toate SOP-urile, chiar dacă ești administratorul sau proprietarul afacerii.

Sugestia mea este să implici măcar un angajat din fiecare departament.

Până la urmă angajații tăi știu exact care este activitatea lor de zi cu zi și care sunt situațiile în care au nevoie de ajutor.

Primul pas este procedura procedurilor

Știu că ciudat, dar prima procedură pe care trebuie să o pui la punct este cea a... procedurilor.

Este important ca fiecare SOP să aibă anumite elemente astfel încât să fie utile pentru cei care au nevoie de ele.

Cu siguranță știi că fiecare persoană are propriul stil de a vorbi și de a scrie, de aceea este bine să ai măcar un scurt set de reguli de conținut, astfel încât și procedurile scrise de angajații tăi să fie utile și să nu trebuiască să le actualizezi tu de fiecare dată.

Pornind de la pașii pe care urmează să-i descriu, poți pune rapid la punct această procedură.

Cea mai importantă procedură pentru fiecare departament

Începe cu activitatea cea mai importantă a fiecărui departament.

Care este acțiunea pe care echipa de la recepție o face mai des? Eu aș spune vânzarea de abonamente. Care sunt pașii pe care un recepționer trebuie să-i urmeze pentru a vinde un abonament?

Iată un prim SOP pentru angajații de la recepție!

Mai departe pune la punct o listă cu acțiunile și activitățile care creează cele mai multe nedumeriri pentru angajații tăi.

Aceste liste de SOP-uri nu sunt finite. Pe măsură ce angajații le utilizează și înțeleg rolul lor vor contribui și ei cu astfel de proceduri.

Până la urmă durează aproape la fel de mult să scrii un SOP decât să explici unui coleg o anumită procedură. Dar, care dintre aceste două acțiuni sunt utile și data viitoare când un angajat are aceeași nelămurire.

Ce trebuie să conțină o procedură

Fie că este vorba despre o procedură, un articol informațional sau o poveste, toate trebuie să răspundă la un set de întrebări: cine, ce, unde, când și de ce. În caz contrar procedura ta este incompletă.

Este bine să începi cu finalul, mai exact acel de ce.

Care este scopul acestei proceduri? Astfel vei convinge și angajatul care o citește să fie atent și să urmeze pașii.

Scrii o procedură pentru onboarding-ul membrilor noi? Excelent. Care este scopul acelei proceduri? Să faci membrul nou să se simtă confortabil la sală și astfel să vină cât mai des. Cu cât vine mai des la sală cu atât cresc șansele să devină membru loial și să-ți reînnoiască abonamentul. De ce e bine că-și reînnoiește abonamentul... presupun că nu e nevoie să-ți explic asta.

Odată ce ai stabilit scopul SOP-ului, asigură-te că ai inclus toate informațiile necesare. Este esențial ca aceste proceduri să menționeze exact cine și ce trebuie să facă.

Sfatul meu este să eviți să completezi numele angajatului. E mai bine să utilizezi funcția, deoarece aceste SOP-uri vor fi utile și în viitor, când poate angajatul respectiv are alte responsabilități la tine în club sau nu mai lucrează în echipa ta.

Sunt convins că nu vrei să actualizezi toate SOP-urile de fiecare dată când cineva vine sau pleacă din echipa ta.

La final, asigură-te că ai dat cât mai mule detalii despre pașii care trebuie să-i urmeze. Este mai bine să incluzi mai multe informații decât este nevoie decât mai puține.

Un aspect important de care trebuie să ții cont este ușurința de utilizare. La un moment dat vei ajunge la zeci de SOP-uri pentru diverse departamente, tipuri de activități și subiecte.

Grupează procedurile pe departamentele principale, astfel încât angajatul tău să știe imediat unde să caute procedura care îl poate ajuta. Până la urmă un recepționer cu siguranță nu este interesat de modul în care echipa de sales contactează un lead nou, nu-i așa?

Apoi dă un titlu sugestiv fiecărui SOP. Nu folosi doar cifre, ci dă un nume documentului astfel încât să știi imediat despre ce este vorba.

De exemplu, un SOP despre întocmirea închiderii de lună la recepție, ar trebui inclus în categoria ‘Activitate recepție’, sub numele de ’Închidere de lună’.

În funcție de cât este de lung un SOP, îți recomand călduros să incluzi și un cuprins la începutul documentului.

Dacă un angajat are nevoie de o informație punctuală, nu ar trebui să treacă prin tot documentul doar să afle cel îl interesează.

Acum că știi cum să scrii un SOP, nu-ți mai rămâne decât să te apuci de treabă. Dacă nu ai încă inspirație, ți-am pregătit un manual cu diverse proceduri create special pentru săli de fitness. Dacă ești curios să vezi propunerile noastre descarcă ghidul de mai jos.