Cum să elaborezi un raport BVC eficient pentru sala ta de fitness

Succesul business-ului tău depinde foarte mult de cum îți organizezi activitatea financiară. Dacă nu ții cont de acest aspect, șansele de reușită scad exponențial.

Știu că cifrele îți dau mereu bătăi de cap, însă sub nicio formă acestea nu trebuie evitate. Partea bună este că sunt aici să te ajut să-ți gestionezi activitatea financiară cât mai eficient posibil. Pentru asta vei avea nevoie de un Buget de Venituri și Cheltuieli, cunoscut și sub forma de BVC, pe care îți recomand să-l implementezi în sala ta de fitness.

Înainte de a începe întocmirea BVC-ului, trebuie să îți pui două întrebări foarte importante:

• Unde ești?
• Unde vrei să ajungi? Cunoști direcția spre care te îndrepți?

Nu poți porni la drum, mai exact să-ți întocmești BVC-ul dacă nu știi unde vrei să ajungi cu afacerea ta. Probabil că îți dorești să fii mereu la curent cu cash-flow-ul afacerii tale sau vrei să afli cât ai cheltuit în plus anul acesta pe chirie sau dorești o estimare a cheltuielilor pe anul viitor. Poate dorești să îți deschizi o altă locație a sălii tale de fitness și nu știi dacă îți permiți acest proiect.

Acum că ai înțeles încotro te îndrepți propun să studiem puțin definiția Bugetului de Venituri și Cheltuieli.

Ce este un BVC

Un raport BVC, sau bugetul veniturilor și cheltuielilor, este ca un plan detaliat pentru banii afacerii tale. Imaginează-ți că ai un borcan mare în care pui toți banii pe care îi câștigi de la sala ta de fitness. Acest borcan reprezintă veniturile, adică toți banii pe care îi primești.

Dar nu poți păstra toți banii în borcan, pentru că trebuie să plătești pentru lucruri care te ajută să ții sala deschisă și în stare bună.

Cheltuielile sunt ca niște găuri în borcan, prin care scoți bani pentru a plăti lucruri precum curentul electric, echipamentele, salariile angajaților, și așa mai departe.

Mai pe scurt, BVC-ul sunt:

• veniturile companiei
• costurile operaționale
• profitul brut/marjă

La ce te ajută raportul BVC în sala de fitness?

Raportul BVC te ajută în gestionarea sălii de fitness în o mulțime de moduri, cum ar fi:

• planificarea financiară - îți arată câți bani îți intră (venituri) din abonamente, antrenamente personale, vânzarea de produse, și câți bani îți ies (cheltuieli) pentru chiria spațiului, echipamente, salarii, utilități și alte costuri. Acest lucru te ajută să vezi dacă afacerea ta face profit sau nu.
• controlul cheltuielilor – ai o imagine clară pentru locurile unde cheltui cel mai mulți bani. De exemplu, poate descoperi că plătești prea mult pentru energie electrică sau mentenanța echipamentelor, iar asta te poate ajuta să găsești moduri de a reduce costurile.
• investiții viitoare – practic îți planifici pentru viitor. De exemplu, dacă vrei să cumperi echipamente noi sau să renovezi sala, raportul BVC îți arată dacă ai suficienți bani pentru aceste investiții sau dacă trebuie să economisești mai mult.
• stabilirea prețurilor - te ajută să decizi cât să taxezi pentru serviciile tale. Dacă cheltuielile sunt mari, poate ar fi bine să crești prețurile abonamentelor sau ale antrenamentelor personale pentru a acoperi costurile.
• identificarea tendințelor – ești la zi cu tendințele din industrie. De exemplu, poți observa că în anumite luni veniturile scad, ceea ce te poate determina să oferi promoții sau reduceri în acele perioade.
• pregătirea pentru perioade dificile – mereu trebuie să fii pregătit pentru perioadele când afacerea poate avea mai puțini membri, cum ar fi în timpul vacanțelor sau crizelor economice, planificând economii sau strategii alternative.

Mai pe scurt, BVC-ul te ajută să ai:

• un management mai eficient
• lichiditate previzibiliă ( vezi mai clar unde ești și care este cash-flow-ul afacerii tale)
• claritate ( îți este mult mai clar ce target trebuie să atingi și ce cheltuieli trebuie să faci)

Liniile de venituri

Așa cum spuneam și la început BVC-ul reprezintă veniturile companiei, adică de unde vin banii în afacerea ta. Ei bine, aici vorbim despre liniile de venituri. Acestea sunt:

• linia principală de venit - în cazul tău, linia principală de venit este vânzarea de abonamente
• liniile secundare de venit – antrenamentele personale, vânzarea de produse, contracte corporate
• liniile de venit pasive – reclame în locație, parteneriate de promovare produse, agregatori
• alte linii de venit – închiriere locație, lecții înot/karate etc

Cum facem estimarea veniturilor?

Ca să poți controla cheltuielile și să influențezi profitul, trebuie să îți estimezi veniturile pe anul recent. Cum faci asta? Pai, este foarte simplu:

1. numeri câți membri activi ai în sala ta de fitness

2. faci o valoare medie a abonamentelor

3. observă conversia din LEAD în MEMBRU

4. gândește-te la expansiune: poate vrei să-ți extinzi spațiul sau să deschizi locații noi

Când vine vorba de estimarea veniturilor trebuie să mai ții cont și de anumiți factori care te pot afecta negativ, cum ar fi:

• sezonul: în sezonul estival sala este mai puțin frecventată față de restul anului
• inflație
• competiție
• dobânzi
• modificare legislație: creșterea TVA-ului de la începutul anului 2024
• furnizori: poate pierzi un furnizor și acum trebuie să cauți altul care poate este mai scump

Cheltuielile operaționale

Când te gândești la cheltuielile operaționale ta gândești la unde merg banii tăi lunar. Astfel, cu ajutorul cheltuielilor operaționale vei reuși să estimezi ce se întâmplă în firma ta, înțelegi unde merg banii tăi și ... partea cea mai bună ... este mult mai ușor decât contabilitatea.

Cheltuielile operaționale sunt:

• chiria
• salarii
• marketing
• utilități
• mentenanță echipamente
• toate costurile de operare

Cum să întocmești un BVC

Cea mai bună alegere este să întocmești acest raport sub forma unui tabel, în Excel. Bineînțeles că mai întâi de toate trebuie să ai habar de ce cheltuieli și venituri ai în sala ta de fitness, acestea vor fi și secțiunile principale din raport.

În cazul în care întâmpini dificultăți în a folosi Excel sau vrei să-ți perfecționezi abilitățile de a folosi acest tool mai eficient, ți-am pregătit un ghid de utilizare Excel pe care îl poți descărca aici >> Ghidul EXCEL pentru managerii de săli de fitness

Cel mai des, veniturile din sala de fitness sunt alcătuite din:

• abonamente
• antrenamente personale
• servicii SPA
• servicii beauty
• vânzările de produse
• închiriere sală 
• alte venituri

Deci, acestea sunt categoriile principale din raportul tău la secțiunea “venituri”.

La capitolul cheltuieli, totul depinde de ce dimensiuni are sala ta de fitness.

Mai jos ți-am pregătit un exemplu de BVC, cu estimările lunare pentru o sală de fitness de dimensiune medie:

Pentru a calcula profitul net, va trebui să scazi totalul cheltuielilor din totalul veniturilor. În cazul exemplului dat în imaginea mai sus, profitul net estimat lunar se calculează astfel:

[total venituri] - [total cheltuieli] = [profit net]
53.000 RON - 34.500 RON = 18.500 RON

Așadar, dacă îți dorești ca business-ul tău să fie de succes, acordă-ți timp pentru a întocmi acest buget de venituri și cheltuieli pentru sala ta de fitness. Este foarte important să-ți construiești un buget realist. De asemenea, asigură-te că există întotdeauna un fond de urgență în cazul unor situații neplăcute.