Ce întrebări să pui înainte să investești într-un soft de gestiune pentru sala ta de fitness

Decizia de a implementa un nou soft de gestiune pentru orice tip de afaceri este foarte importantă și poate da multe bătăi de cap atât managerului, cât și angajaților care vor utiliza acel soft.

Acest lucru este valabil și pentru sălile de fitness. Un astfel de business are nevoie de un program de gestiune care să rezolve toate problemele cu care se confruntă angajații în fiecare zi. Deși multă lume crede ca un program de gestiune pentru sălile de fitness înseamnă o bază de date cu membrii și tipuri de abonamente, o platformă cu adevărat utilă include mult mai mult decât atât.

O sală de fitness este o afacere complexă care presupune mai mult decât un spațiu cu aparate de antrenament, nu-i așa? De aceea o astfel de afacere are nevoie și de o soluție tehnică la fel de complexă, care să gestioneze fiecare aspect, de la managementul membrilor și al abonamentelor, la vânzări de produse și servicii, gestiunea inventarului, activitatea antrenorilor personali și a instructorilor de clase, precum și modalități de comunicare cu membrii și funcționalități pentru membrii.

Nu este întotdeauna ușor să găsești soluția ideală pentru sala ta de fitness și din această cauză ar trebui să te gândești mult înainte de a lua o astfel de decizie. Pentru asta voi încerca să enumăr mai jos câteva întrebări la care ar trebui să te gândești atunci când dorești să investești într-o astfel de platformă.

Definește necesitățile sălii tale de fitness

Înainte de a studia piața de softuri și platforme, este important să definești care sunt necesitățile sălii tale de fitness. Fiecare astfel de afacere este diferită și are nevoi diferite, de aceea nu orice soluție digitală se potrivește sălii tale de fitness.

Din experiența mea la UPfit.cloud, îți mărturisesc că au fost potențiali clienți pe care i-am sfătuit să găsească o altă soluție de gestiune pentru sala lor de fitness, deoarece știam că softul nostru nu îi va ajuta, ci din contră le-ar fi îngreunat munca.

Este important să identifici nevoile afacerii tale, pentru a știi exact ce funcționalități și unelte ai nevoie înainte de a investi într-o platformă.

Pentru asta nu trebuie decât să faci o listă cu serviciile pe care le oferi în club. Vinzi și altceva în afară de abonamente de acces? Organizezi clase de grup? Ai antrenori personali care fac sesiuni private contrat cost? Ai servicii de SPA sau piscină unde organizezi cursuri de înot?

Ce tipuri de angajați ai? În afară de personalul de la recepție, ai și antrenori, instructori, coordonatori? Cum îi plătești, cu salar fix sau pe baza activității lor lunare?

Care sunt aspectele secundare ale afacerii tale? Vinzi și produse la recepție? Gestionezi stocuri de produse? Cum emiți facturi sau contracte? Ce fel de metode de plată accepți?

La final, gândește-te la membrii tăi? Ce fel de persoane sunt majoritatea? Sunt mai tineri și obișnuiți cu tehnologia? Sau fac parte dintr-o grupă de vârstă mai înaintată, care preferă lucrurile mai analog? Care este metoda ta de onboarding pentru membrii noi? Cum atragi membrii noi?

Răspunsurile la aceste întrebări te vor ajuta să-ți faci o idee generală atât despre afacerea ta, cât și despre ce soluții tehnice vei avea nevoie. Abia acum este timpul să pui întrebări despre platforma de administrare.

Referitor la gestiune

Aspectele legate de gestiune sunt și cele mai importante funcționalități ale unui soft pentru săli de fitness, așa că este important să știi exact care sunt. Asta se referă atât la gestiunea membrilor și angajațiilor, cât și la gestiunea softului, mai exact cum se accesează și cum se plătește.

• Câți membri poate avea?
• Câți utilizatori pot folosi softul?
• Costurile platformei sunt dependente de numărul de membri sau de utilizatori?
• Cum poate fi accesată platforma? Este în cloud și poate fi accesată de pe orice calculator cu internet sau pe bază de licență pentru fiecare calculator?
• Cum se plătește respectivul soft? Este o taxă unică sau pe bază de abonament?
• Care sunt termenii contractului și care este procedura și taxa pentru renunțarea la contract?
• Ce se întâmplă când vrei să deschizi un club nou? Cum se integrează noua locație în soft?
• Platforma primește actualizări? Și dacă da, care sunt costurile?
• Ce se întâmplă dacă ai nevoie de o funcționalitate specială? Există posibilitatea de a fi implementată?
• Care este procedura de backup al datelor?

Referitor la implementare

Implementarea unui nou software în orice companie presupune mult efort. De aceea, este foarte important să știi exact care sunt pașii de implementare, cât durează, ce trebuie să faci tu în acest sens, cum și mai ales cât de repede vor putea învăța angajații tăi să utilizeze noul soft.

• Care sunt costurile pentru setup-ul inițial?
• Cine face configurările inițiale, tu sau providerul softului?
• Cum se adaugă membrii pe care îi ai deja, manual, unul câte unul, sau există soluții de import?
• Cât de repede pot învăța angajații tăi să utilizeze softul?
• Ce materiale de pentru învățare primești, pentru a simplifica onboardingul angajaților (ex. manual de utilizare, tutoriale video, sesiuni de training)?
• Ce fel de echipamente ai nevoie pentru a utiliza la maxim softul (ex. ce tip de calculator, cititor de carduri, cititor de coduri de bare pentru produse etc).

Referitor la suport

Suportul tehnic pe care îl primești atunci când achiziționezi un soft nou este extrem de important. Asta nu înseamnă doar câteva articole sau tutoriale despre cum să utilizezi softul, ci și o modalitate clară de a cere ajutor în timp real de la cei care au creat și administrează respectiva platformă. În caz contrar, ce faci atunci când vrei să faci o operațiune și nu știi cum, iar tutorialele nu îți oferă niciun răspuns. Sau când unul dintre angajații tăi are nevoie de ajutor, iar tu nu ești la fața locului.

• Ce fel de suport tehnic oferă compania de la care ai achiziționat softul?
• Prin ce metode poți solicita ajutor (ex. mail, telefon, tichete de suport tehnic)?
• Care este timpul maxim de răspuns la solicitări?
• Există costuri adiționale pentru serviciul de suport tehnic sau este inclus în prețul softului?

Referitor la uneltele pentru membri

Un soft de gestiune complet ar trebui să ofere și unelte pentru membrii sălii tale de fitness. Asta poate să însemne aplicații de mobil, conturi online de membru sau alte funcționalități similare, ce permit membrilor să-și administreze singuri activitatea la sală.

• Softul oferă aplicație de mobil pentru membri? Dacă da, care sunt costurile?
• Cine se ocupă de mentenanța aplicațiilor?
• Se poate oferii membrilor opțiunea de înregistrare online?
• Ce funcționalități de comunicare cu membri sunt incluse în platformă (ex. newsletter, sms-uri, notificări în aplicație)
• Ce alte unelte digitale se pot oferi membrilor prin intermediul platformei?
• Cum arată aplicația de mobil și restul uneltelor digitale? Pot fi configurate cu branding-ul sălii tale de fitness?

Referitor la softurile complementare

Deseori, sălile de fitness, la fel ca majoritatea afacerilor, utilizează o suită de softuri pentru diverse tipuri de operațiuni. Astfel, pentru a emite facturi, ai nevoie de un soft special, contractele de membru se gestionează cu un altfel de soft. Pentru aspectele financiare, ai nevoie de softuri de contabilitate primară și așa mai departe.

Unele platforme de gestiune au integrări cu astfel de softuri sau oferă ele însele aceste funcționalități, astfel încât să nu mai fi nevoit să achiziționezi și să utilizezi mai multe soluții tehnice în același timp.

• Se pot emite facturi direct din platformă?
• Se pot înregistra contracte de membru direct din platformă?
• Documentele emise trebuie completate manual în baza de date sau se completează automat pe baza informațiilor din soft?
• Ce funcționalități de contabilitate are softul?
• Se pot emite documente contabile direct din soft?
• Poți ține registrul de casă în platformă sau ai nevoie de programe separate?
• Dacă vinzi și produse la recepție, platforma poate să gestioneze și inventarul acestora?
• Se pot emite documente de inventar direct din soft?

Referitor la integrări

Orice soft de gestiune complex ar trebui să ofere și diverse integrări cu alte softuri sau echipamente, fie că discutăm despre integrări simple cu echipamente fiscale sau cele complexe pentru controlul accesului în locație.

Toate aceste integrări au rolul de a crea un ecosistem divers care să asigure administrarea eficientă a fiecărui aspect al afacerii tale, pe baza informațiilor care se află în softul de gestiune.

Totodată, o integrare completă înseamnă că softul de gestiune comunică direct cu diverse softuri sau echipamente, fără ca angajații tăi să fie nevoiți să copieze manual informații dintr-o platformă în alta.

• Platforma de administrare a sălii de fitness este integrată cu casa de marcat? Dacă da, cu ce tipuri de case de marcat?
• Platforma este integrată cu softuri de contabilitate complexe?
• Se poate integra un sistem de control acces? Dacă da, ce fel de echipamente sunt necesare, cum se pot achiziționa și cine se ocupă de configurări?
• Există integrări pentru semnătura digitală pentru documente? Sau softul oferă astfel de soluții?
• Există modalități de a afișa informații din soft pe website-ul sălii de fitness, în timp real (ex. prețurile abonamentelor, orarul de clase etc.)?
• Poți integra direct o platformă de procesarea a plăților online, astfel încât să poți vinde abonamente direct pe site sau din aplicație și să nu fi nevoit să înregistrezi manual în soft abonamentele achiziționate online?
• Există integrări cu rețele precum 7card sau Fitio, astfel încât să administrezi în propria platformă și membrii respectivi?

Referitor la automatizare

Cel mai important beneficiu al unui soft de gestiune, mai ales pentru săli de fitness, este automatizarea operațiunilor. Asta înseamnă că respectivul soft va face automat o mulțime de operațiuni, pe care până acum le făceau angajații tăi. Aceste automatizări pot avea multe forme și nu se referă neapărat la operațiuni complexe. Din contră, pot însemna și aspecte minore care pot avea un impact imens asupra angajaților tăi.

De exemplu, atunci când un angajat trebuie să reînnoiască abonamentul unui membru, câte detalii trebuie să completeze el, și câte se completează automat pe baza informațiilor din baza de date despre membru și tipul de abonament. Inclusiv detalii precum calcularea automată a datei de expirare a abonamentului vândut poate economisi zeci de secunde pentru fiecare vânzare de abonament și se elimină orice șansă de greșeală umană.

• Care este procesul de vânzare al unui abonament și ce operațiuni trebuie făcute manual?
• Cum se face check-in-ul unui membru și se confirmă că are acces în sală?
• Care este procesul de intrare a membrilor la o clasă de grup?
• Cum se gestionează inventarul după fiecare produs vândut? Se scade automat din gestiune sau asta se face manual?
• Cum anunți membrii de o modificare făcută în baza de date care îi afectează?
• Cum află membrii când le expiră abonamentul? Îi anunți tu manual pe fiecare sau primesc notificări automate?
• Cum se calculează venitul antrenorilor pe baza sesiunilor și claselor realizate într-o anumită perioadă?
• Cum se face închiderea de zi?

În cazul în care nu ai avut timp să citești totul....

Decizia de a investi într-un soft de gestiune pentru sala ta de fitness nu este ușoară și în niciun caz nu ar trebui făcută în grabă. Este important să identifici care sunt nevoile sălii tale de fitness și apoi să vezi care este oferta în acest sens.

La fel ca în orice alt domeniu, și cel al platformelor de administrare vei vedea o mulțime de oferte și cuvinte bombastice menite să-ți atragă atenția (recunosc, și noi utilizăm multe dintre ele!). Dar, înainte de a lua orice decizie este important să pui o serie de întrebări menite să te ajute să afli dacă softul respectiv este cu adevărat util pentru sala ta de fitness sau ar putea ajunge să te încurce.

Aceste întrebări sunt mai detaliate decât cât costă și când pot să primesc platforma. Sunt informații importante legate de gestiune, integrări, suport, modalitatea de implementare, uneltele pentru membrii și nu numai.

Odată ce afli răspunsul la toate aceste întrebări, cu siguranță vei putea lua o decizie inteligentă care să te ajute atât în gestionarea clubului tău de fitness, cât și în dezvoltarea afacerii tale în viitor.